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Envoyer un sms à tous ses patients… (tuto)

Dans la « crise du coronavirus » actuelle, des informations ont parfois besoin d’être données rapidement à beaucoup de patients…

Hier (18 mars), le service declare.ameli.fr a ouvert et a permis à chaque personne à risque de forme grave de faire ses arrêts en ligne ; néanmoins, tout le monde n’était pas au courant, ne savait pas la place du MG là-dedans…

De même, les informations sont claires sur « ne sortez pas », mais la dérogation autorisant les soins de santé, les gens ne savent pas bien ce qui est maintenu et ce qui ne l’est pas… Je répète à longueur de coups de fils « restez chez vous », mais un message préventif à tous serait bienvenu…

J’ai proposé une première chose : un site web (http://rochoy.fr) où j’informe sur l’organisation du cabinet pendant cette période (ça faisait un bail que je voulais faire un site web pour le cabinet, pour donner des infos telles que les horaires, les vacances, les internes, etc.) Mais si je peux informer via mes ordonnances et les mails que j’envoie à la pelle à mes patients actuellement, ça ne touche pas ceux qui vont m’appeler…

Enfin, la télémédecine devenant indispensable (contrairement à avant), je me suis inscrit sur Doctolib (on aura l’occasion d’en reparler ici sûrement).

Maintenant, j’avais une grande problématique : INFORMER tout le monde de 3 choses :

  • arrêt sur declare.ameli.fr pour les plus à risque,
  • télémédecine ouverte
  • site web d’information (uniquement basé sur les recommandations gouvernementales évidemment, pas un site d’avis ou d’opinions comme celui-ci).

J’ai donc choisi l’envoi de sms en masse. OK, ça n’est pas RGPD-friendly mais ça reste « mes » patients m’ayant déclaré comme médecin traitant et je doute qu’un seul vienne m’ennuyer pour avoir utilisé son numéro personnel pour lui envoyer un message.

Est-ce que ça a été efficace ? 

  • 4 appels depuis ce matin pour valider le fait d’aller sur declare.ameli.fr / dire que l’employeur ne voulait pas / dire qu’ils ne savaient pas… donc plutôt satisfait de ça,
  • 4 inscriptions en télémédecine sur les 2 jours (bon avec des appels pour chacun pour valider…) (ça sera mieux que téléphone + WhatsApp actuels)
  • 139 visites sur le site à 14h (vs 51 mardi par exemple), donc je pense un vrai effet de la communication.

Je dirais donc plutôt oui !

 

Pour ceux qui voudraient faire la même chose, voici un petit tutoriel… 

1 – Récupérer la liste des patients, sur MédiStory 3 et 4 (bêta-test…)

Bon, cette partie ne concerne quasi personne ; pour la plupart vous avez un moyen connu d’extraire votre base patient.

Sous MS3 : Ouvrir un dossier > cliquer sur Rechercher > toute la liste de patients apparait > cliquer sur le point noir « liste des champs » et cocher téléphone > Actions (en bas à gauche) > Imprimer ou exporter la liste

Sous MS4 : Patients > Recherche (en bas) > Ajouter une recherche (ça doit être la première / seule) > Ajouter un filtre > Médecin traitant : moi > Rechercher > cliquer sur la liste des résultats > roue dentée en haut à droite > enregistrer une version CSV

 

2 – Mettre en forme pour OVH

Vous avez un CSV avec une liste de n° de téléphone.

(Perso, j’ai passé mon mercredi à bien les mettre en forme parce que ça change entre MS3 et MS4 donc j’avais deux types de mise en forme, j’ai dû ouvrir 900 dossiers pour faire de la mise en forme… mais vous n’aurez pas ce problème).

Vous pouvez déjà virer toutes les autres colonnes et ne garder que numéro de téléphone.

Primo, supprimez les doublons. C’est facile, sur Excel, vous sélectionnez la colonne : Données > Supprimer les doublons.

Deuxio, faites la mise en forme pour OVH… Le titre de colonne doit être number. Puis les numéros doivent être à l’international donc avec le +33. Pour ça, sélectionnez tous les numéros > clic droit > Format de cellule > Personnalisé > à la place de standard, écrivez +33#

Tertio, Excel vous ennuie… parce qu’il n’enregistre pas le + de +33 en CSV. Donc faites un copier de la colonne « number » avec ses +336…, et faites coller dans un logiciel d’édition de texte classique (Editra sur mac par exemple, ou Notepad++…)

Enregistrer sous un format CSV.

 

3 – Envoyer via OVH

Allez sur OVH, créez vous un compte.

Allez dans l’onglet Télécom (en haut) et sms / votre identifiant (à gauche).

Mettez la liste des destinataires en faisant « Actions > Ajouter » dans l’onglet ContactsCapture d’écran 2020-03-19 à 14.15.52

Puis dans sms, allez dans envoyer un sms. Mettez votre numéro de destinataire, puis Liste des destinataires > cliquez sur la liste.

Capture d’écran 2020-03-19 à 14.15.10

Il ne reste qu’à préparer votre message. En fonction du nombre de sms (attention, ça grimpe vite ^^) et du nombre de destinataires, vous allez acheter des crédits (2000 sms = 139€) et il n’y a plus qu’à envoyer.

Pour mon message ce matin, si vous voulez vous en inspirer :

« Bonjour,

Si vous travaillez, consultez https://declare.ameli.fr/

Si vous êtes dans la liste (HTA, diab…), arrêtez vous !

Infos sur le cabinet sur http://rochoy.fr

Prise de RDV en téléconsultation sur Doctolib dès ce jour. 

Restez chez vous, bonne journée

Dr M Rochoy »

A mon sens, informer, c’est capital… C’est bien fait au niveau national par le gouvernement pendant cette crise, relayé par la plupart des médias. Mais localement, il y a toujours des subtilités d’organisation, et c’est important à mon sens de rappeler aux patients qu’on est là et contactable, pour éviter toute panique qui pourrait déborder les urgences.

Bon courage à tous !

NB. Une telle solution n’existe pas (encore… ?) chez Doctolib. Ca serait pratique.

NB2. Il semblerait qu’il existe des applis pour faire ça gratuitement depuis son téléphone, avec un plafond pouvant être lié à notre opérateur, et le fait d’être ou non professionnel sans doute… je n’en sais pas plus.

NB3. Pas de conflit d’intérêt avec Doctolib ou OVH.

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